Ogni evento fieristico è una vetrina in cui presentare al mondo i propri prodotti e servizi. Ed è fondamentale che questa vetrina sia presentata al meglio, per ottimizzare l’immagine dell’azienda e delle merci. Per arrivare a questo risultato, è necessario affrontare alcuni step intermedi come l’organizzazione e il coordinamento di attività logistiche all’interno del magazzino e il trasporto di prodotti e materiali utili per l’evento.

Ma quali sono i giusti passaggi da affrontare?

Progettualità e valutazione dei requisiti tecnici

Il primo fondamentale passaggio da seguire per organizzare in modo ottimale tutte le successive fasi è lo studio e l’analisi dei requisiti tecnici e progettuali, per valutare insieme al cliente tre aspetti fondamentali:

• tipologia di merce da movimentare
• la flotta da mettere a disposizione
• le tempistiche di consegna

Formulazione di una strategia logistica

Dopo aver valutato e raccolto tutte le informazioni necessarie, si passa all’ideazione di una strategia logistica che permetta di gestire l’organizzazione di tutti i processi di ritiro e stoccaggio della merce necessaria, fino alla fase di gestione ed evasione dell’ordine.

In questa fase è necessario avere una panoramica completa di tutti i flussi con l’obiettivo di ottimizzare le tempistiche, diminuire i costi e le perdite.

Tracking e tracing di tutte le operazioni

Registrati e definiti ordine, tempistiche, materiale e merci da consegnare, il passaggio successivo consiste nella pianificazione dell’ordine, che dovrà essere monitorato costantemente dall’interno all’esterno del magazzino. Tenere monitorati gli spostamenti dei prodotti è essenziale per comprendere dove ottimizzare tempo e risorse, gestendo le tempistiche ed affrontando direttamente eventuali imprevisti.

Una volta organizzata la spedizione, il tracing della merce e del vettore in tempo reale diventa fondamentale per garantire non solo il pieno rispetto dei tempi di consegna, ma anche la sicurezza e l’integrità dei prodotti e materiali trasportati.

Coordinamento e verifica

L’organizzazione di un evento fieristico non si ferma alla scelta della location o alla preparazione degli stand. La logistica è anch’essa essenziale per il successo complessivo, avendo il compito di garantire che tutti gli aspetti dell’evento, dai materiali e dalle attrezzature ai servizi e alla sicurezza, siano pianificati e gestiti in modo efficiente e senza intoppi.

DRC Da Rold Cassol è il partner ideale per gli organizzatori di eventi fieristici che desiderano garantire il successo del proprio evento. Con le sue soluzioni logistiche integrate, la nostra azienda offre un servizio completo che copre tutta la filiera, dalla pianificazione alla consegna e montaggio dei materiali in loco.

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